Outlook: Termine planen mit FindTime

Microsoft Office

FindTime ist für Outlook in Office 365 verfügbar

FindTime ist für Outlook in Office 365 verfügbar, und zwar für Windows und Mac. Gegebenenfalls muss es zunächst aus dem Store heruntergeladen und installiert werden. FindTime ist auch in Outlook Online enthalten und damit im Internet-Browser auch auf Mobilgeräten verfügbar.

Der Nutzen von FindTime

Kennen Sie auch die Situation, dass mit Kollegen oder Geschäftspartnern ein gemeinsamer Termin für ein Meeting gesucht wird und es schier unmöglich erscheint, einen für alle passenden Termin zu finden?

Entweder versucht jemand es durch Herumtelefonieren zu lösen. Oder es entwickelt sich eine endlos erscheinende Kette von E-Mails. Oder es wird eine Webseite genutzt, bei der der Verbleib der Daten und das Datenschutzniveau völlig im Unklaren bleibt. Gerade in der Zeit der Home-Office-Arbeit ein fast schon alltägliches Szenario.

Dabei wäre es doch so einfach, dies mit den vorhandenen Mitteln zeitsparend zu lösen: Mit Office 365 wird FindTime, ein von Microsoft entwickeltes Tool, kostenlos mitgeliefert. Aber leider ist es oft unbekannt. FindTime vereinfacht die Terminfindung. Es erledigt mehrere notwendige Schritte automatisch. Aus Sicht des Datenschutzes ist wichtig: Es müssen keine persönlichen Daten an einen externen Dienst gegeben werden.

Das Planen eines Meetings, an dem alle Teilnehmer Zeit haben, kann eine mühevolle, zeitaufwendige und schon fast eine frustrierende Angelegenheit für den Organisator werden, vor allem, wenn es sich dabei auch noch um einen Unternehmensübergreifenden Termin handelt. Wenn Sie schon mal die Gelegenheit hatten, so eine Besprechung zu planen, so wissen sie, was wir meinen.

Microsoft hat mit dem Outlook Add-In „FindTime“ ein Werkzeug entwickelt, was dem Online Tool Doodle.com ähnelt. Jedoch liegt der Fokus bei FindTime nicht auf den privaten Bereich, sondern richtet sich an Unternehmen, die M365 einsetzen.

FindTime? Was ist das?

Microsoft FindTime erleichtert, die Findung eines Besprechungstermins, an dem alle erforderlichen Personen teilnehmen können. Auf diese Weise erspart sich der Organisator langwierige und unnötige E-Mails und Telefonate, um einen passenden Termin zu finden.

Einen Termin finden, an dem alle Zeit haben, nur wie?

In diesem Blogpost zeigen wir ihnen, wie sie ohne Stress und geringen Aufwand einen Besprechungstermin festlegen.

Bitte beachten Sie, bevor sie beginnen, mit „FindTime“ einen Besprechungstermin zu planen, dass das Add-In in ihrem Outlook installiert ist. Das Werkzeug, kann über die offizielle FindTime-Webseite heruntergeladen und installiert werden, oder aus dem Microsoft App Store. Einfacher und schneller geht es direkt in Outlook im Menüband unter „Add-Ins durchsuchen“. Das Add-In wird im OWA hinterlegt und kann in beiden Umgebungen genutzt werden.

Laden Sie jetzt unsere kleine Einführung:

Teil1 – Als Einladender – Ein Meeting planen und Einladungen versenden
Teil2 – Als Eingeladener – Eine FindTime-Anfrage ausfüllen

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