Erfolgreiche Einführung des Controlware AI Hubs
Die Integration von Künstlicher Intelligenz in Unternehmensabläufe ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern eine Notwendigkeit für wettbewerbsfähige IT-Dienstleister. Doch viele Unternehmen stehen vor einem Dilemma: Wie lässt sich die Leistungsfähigkeit modernster KI-Modelle nutzen, ohne dabei die Kosten explodieren zu lassen oder gegen Datenschutzrichtlinien zu verstoßen?
Ein mittelständischer IT-Dienstleister hat genau diese Herausforderung gemeistert und dabei beeindruckende Ergebnisse erzielt. Die Erfolgsgeschichte zeigt, wie der Controlware AI Hub innerhalb weniger Monate zum unverzichtbaren Werkzeug für über 700 Mitarbeiter wurde – bei gleichzeitiger Kostenersparnis von mehr als 90 Prozent.
Die Ausgangssituation: Kostendruck trifft auf regulatorische Anforderungen
Vor der Einführung des Controlware AI Hubs stand das Unternehmen vor mehreren zentralen Herausforderungen. Der zunehmende Kostendruck machte es unmöglich, jedem Mitarbeiter ein individuelles KI-Abonnement zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig waren die Anforderungen durch die DSGVO und den kommenden EU AI Act nicht verhandelbar. Viele öffentlich verfügbare KI-Lösungen erfüllten schlichtweg nicht die strengen europäischen Datenschutzstandards.
Die IT-Leitung erkannte schnell: Eine dezentrale Lösung mit individuellen Abonnements würde monatlich über 21.000 Euro kosten – ein unhaltbarer Zustand für ein mittelständisches Unternehmen. Zudem fehlte die zentrale Kontrolle über Datenschutz und Compliance.
Der Weg zum Erfolg: Proof of Concept als Fundament
Im Mai 2025 startete das Unternehmen mit einem gut durchdachten Proof of Concept. 50 ausgewählte Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen testeten den Controlware AI Hub unter realen Arbeitsbedingungen. Diese Pilotphase erwies sich als entscheidend für den späteren Erfolg.
Besonders clever war die frühe Einbindung kritischer Stakeholder. Potenzielle Widerstände wurden proaktiv adressiert, indem sowohl der Betriebsrat als auch der CISO von Anfang an eng in den Prozess eingebunden wurden. Diese transparente Herangehensweise schuf Vertrauen und ermöglichte es, datenschutzrechtliche Bedenken frühzeitig zu klären.
Die Testphase überzeugte auf ganzer Linie. Die Anwender lobten die Benutzerfreundlichkeit, die Vielfalt der verfügbaren Modelle und die nahtlose Integration in bestehende Arbeitsabläufe. Im Juli 2025 erfolgte dann die offizielle Einführung für das gesamte Unternehmen.
Die Lösung: Maximale Flexibilität bei minimalen Kosten
Der Controlware AI Hub ist eine umfassende Managed-Service-Dienstleistung – keine reine Softwarelizenz. Das bedeutet, dass Controlware nicht nur auf Wunsch die Plattform bereitstellt, sondern auch Betrieb, Updates, Sicherheit und Support übernimmt. Für den Kunden entfällt der administrative Aufwand komplett.
Was den AI Hub besonders attraktiv macht, ist der Zugang zu den besten verfügbaren Foundation Models. Mitarbeiter können wahlweise mit GPT-5 über Microsoft Azure, Claude Sonnet 4.5 über AWS Bedrock oder Imagen 4 über Google Vertex arbeiten. Alle diese Modelle laufen in europäischen Rechenzentren und sind vollständig DSGVO-konform.
Ein weiterer Vorteil: Neue Modelle werden oft schon wenige Tage nach ihrer offiziellen Veröffentlichung in den AI Hub integriert. Während andere Unternehmen noch auf Updates warten, können die Mitarbeiter bereits mit den neuesten Technologien arbeiten.
Die technische Basis bilden bewährte Open-Source-Lösungen wie Open WebUI und LiteLLM, die durch professionelles Management und Hosting in Europa ergänzt werden. Die komplette Infrastruktur erfüllt höchste Sicherheitsstandards und ist durch Single Sign-On via Microsoft Entra abgesichert.
Funktionen, die begeistern
Die Anwender schätzen besonders die Möglichkeit, eigene Custom GPTs zu erstellen. Der Betriebsrat hat beispielsweise einen spezialisierten Assistenten für arbeitsrechtliche Fragen entwickelt. Das Vertriebsteam nutzt einen Custom GPT für die effiziente Bearbeitung von Ausschreibungen. Sogar für die Verwaltung von Firmenwagen wurde ein maßgeschneiderter KI-Assistent erstellt.
Der Zugriff erfolgt dabei komfortabel über den Browser oder direkt vom iPhone aus. Diese Flexibilität ermöglicht es den Mitarbeitern, KI-Unterstützung auch unterwegs oder im Homeoffice zu nutzen.
Die beeindruckende Bilanz
Nach nur wenigen Monaten ziehen alle Beteiligten eine durchweg positive Bilanz. Über 700 Mitarbeiter nutzen den Controlware AI Hub regelmäßig für die unterschiedlichsten Aufgaben – von der Texterstellung über Code-Generierung bis hin zur Bildbearbeitung.
Die finanziellen Zahlen sprechen für sich: Statt monatlich 21.000 Euro für Einzelabonnements zahlt das Unternehmen nur 1.500 Euro für den AI Hub. Das entspricht einer Kostenersparnis von über 90 Prozent. Gleichzeitig profitieren die Mitarbeiter von einem deutlich umfangreicheren Funktionsumfang, als ihn einzelne Abonnements bieten könnten.
Die anfänglichen Bedenken bezüglich Datenschutz und Compliance haben sich vollständig zerstreut. Durch die konsequente Umsetzung europäischer Standards und die Unterstützung durch Betriebsrat und CISO ist eine Lösung entstanden, die höchsten Ansprüchen genügt.
Ausblick: Die Reise geht weiter
Der Erfolg des Controlware AI Hubs hat das Unternehmen ermutigt, die Nutzung von KI weiter auszubauen. Für die nahe Zukunft sind bereits konkrete Erweiterungen geplant:
Die Einbindung von MCP-Servern wird es ermöglichen, KI-Modelle noch besser mit unternehmensinternen Systemen zu vernetzen. Ein Voice Mode ist ebenfalls in Vorbereitung und wird die Interaktion mit KI-Assistenten noch natürlicher gestalten. Besonders die Entwickler freuen sich auf die geplante API-Integration, die es erlauben wird, die leistungsstarken Modelle direkt in IDEs zu nutzen und so die Softwareentwicklung weiter zu beschleunigen.
Fazit: Der richtige Partner macht den Unterschied
Diese Erfolgsgeschichte zeigt eindrucksvoll, dass der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Unternehmenskontext nicht teuer oder riskant sein muss. Mit dem richtigen Ansatz lassen sich modernste Technologien wirtschaftlich sinnvoll und DSGVO-konform einsetzen.
Der Schlüssel zum Erfolg lag in der Kombination aus technischer Exzellenz, pragmatischem Projektmanagement und konsequenter Berücksichtigung aller Stakeholder. Statt einer Insellösung entstand eine zentrale, professionell gemanagte Plattform, die allen Mitarbeitern Zugang zu den besten KI-Technologien bietet.
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